経営や業務に関する諸々の話

Navisで今年度2回目の『システム分析・設計技法』を開催します。

私が担当して2年目ですが、これまで好評ということもあり、年度内に2回開催というのは初の試みです。

「2回目も開催したい」というお話を頂いた時は、「東北というか、仙台近郊の方が中心になると思うので、開催できるか厳しいかな？」と思っていたのですが、何とか開催の運びです。

要件定義から、システム設計までの講義ですが、経営の視点と技術の視点の両方入った講座です。（ただし、システム設計は外部設計までで、内部設計は言語依存のところもあるので含んでいません）

「経営戦略から見た要件とは？」もあれば、「システム設計の書き方とは？」も含まれています。間に論理的な考え方の練習もあります。

2日間ですが、内容は盛りだくさんです。

まだお席に余裕があるとのことなので、是非ご検討ください。

あるギフト販売業者さんからの経営相談です。

「優良顧客だけにダイレクトメール(以下、DM）を送りたい。売上実績も顧客住所も分かっているのだが、優良顧客だけの宛名印刷をすることが出来ない」とのことでした。
社内にデータ（売上実績や顧客住所）はあるものの、必要なものだけ（優良顧客の住所）をピックアップすることが出来ないという状態です。

顧客数が少ないのならば手作業でも探せますが、数百人規模になると手作業では時間がかかってしまいます。

決して売上は多くないが、小口の顧客をたくさん抱える業者さんでは同じような悩みがあるのではないでしょうか。

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┃疑問┃優良顧客だけにDMを出すには？
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こちらの会社は以前から顧客向けDMを送っていたものの、レスポンスが余りよくないとのことでした。
よくよく分析したところ、よく購入してくれる顧客はDMへのレスポンスも良いそうです。
そこで、費用対効果の観点から「売上実績が上位20%の顧客を優良顧客とみなし、この顧客だけにDMを送りたい」ということです。

売上実績、顧客名簿共にパソコン上で管理されているそうです。
ここまでは良かったのですが、販売管理ソフトでは顧客名は管理しているものの顧客住所までは管理していません。
また、顧客住所は宛名印刷ソフトで管理しているものの、これは宅配業者さんが提供したソフトウェアで、会計ソフトとは連携できないという状態でした。

欲しい情報（売上データ）は揃っているものの、データ間の繋がりがないというのが現状です。

「会計ソフトで住所も管理させる」ことを考えたそうです。
しかし、会計ソフトの会社に確認したところ、「そのような機能を追加するには数百万円の開発料金が必要」といわれて、どうしたものかと悩んでおりました。

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┃回答┃自作のデータベースでデータを連携させます
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データは存在するものの、そのデータ同士が連携出来ないのが悩みのタネです。

ということで、「連携できないなら、自力で連携してやれ！」ということになりました。
では、どうやって連携させるかというと、ここで活用したのがデータベースです。

データベースとはエクセルのシートと同じようなものです（エクセルをデータベース代わりに使用している会社さんもいらっしゃいます）。
が、エクセルと大きく違う点は、エクセルのシートのようなものをいくつも連携させることが出来るという点です。

今回は、販売管理ソフトが管理している『売上実績』、宛名印刷ソフトが管理している『顧客住所』をデータベースに登録しました。

これによって２つのデータを関連付けることが可能になり、「売上実績が上位20%の顧客を選び出す」という作業と、「その顧客の住所を印刷する」ということが１つのボタン操作で可能になりました。

データベースというと大掛かりな操作のように思えますが、ここで発生した費用はソフトウェア費用と開発費用も含めて数十万単位です。

IT活用においてデータベースという言葉はよく聞きますが、実際に活用されるケースは少ないように思います。
社内に同じようなデータがいくつもあり二度手間になっている、データはあるものの連携できないという悩みがあるならば、データベースの活用を検討してはいかがでしょうか。

これまでホームページの作成は行っているものの、頼まれるまでは「作ります」とは言ってこなかった。が、最近は「作れるのであれば、教えて欲しかった」という要望も増えたことからホームページ上でも「作成します」ということを明示している。

なぜ、これまで黙っていたかというと「ホームページを作ってください」という依頼をすんなり受け入れられないケースがあるからである。

この「すんなり受け入れられないケース」としては、次のようなものがある。

• 依頼しているようなホームページでは事業上の効果が見込めない
• ホームページ作成以前に取り組むことがある

ホームページの条件

「今どき、ホームページは必需品」という説も否定できないのだが、やはり投資するのであれば費用対効果が得られるものでなければならないと思う。

この費用対効果として私が気にしているのは「粗利ベースで見たときに、ホームページに関する費用をまかなえていること」である。

例えば、粗利率20%のお店が毎月1万円のホームページ維持費を支払う場合、「毎月5万円の売上、または費用削減」という条件をクリアすることを最低目標としている。

しかし、単にホームページを作るだけでは、この費用対効果の条件をクリアできないケースが多いのである。

失敗しないホームページ作成

経営に役立つホームページを作るためには、そのお店の経営方針、商品構成の分析から始めなければならない。なぜなら、ホームページが単独で存在するのではなく、実在する業務と併せて、「どうすれば効果が出るのか」を論じなければ経営に役立つホームページにはならないからである。

この分析結果から業務のあるべき姿を再構築する。ここではホームページのあり方を議論するだけでなく、現行業務の見直し・再構築も必要である。

また、サイトの構築に当たってはインターネット技術動向に加えて、実際に当該企業がホームページ運用に耐えられるかどうかという点で情報リテラシの高低も見極めなければならない。最新技術で華やかなホームページを作ったは良いが、使い続けられないでは意味がないので。

ホームページを欲しいと言ってはいけない

このような検討を経た上で、初めて「利益の出るホームページ」を作ることが可能になる。

検討もないまま、「最近はどこでもホームページを出しているから、うちでも作ろうか」では、費用対効果を達成するのは厳しい。

「ホームページ作成業者が悪いから・・」という話も聞くが、依頼する以前に十分な検討を行わないのが成果の出ない根本問題であり、業者側に責任転嫁すべきではない。

「ホームページが欲しい」と言われれば、作成する側としてはそれに従うのは当然なので。（が、一部の業者さんでは本当に問題があるケースもあるのですが）

ホームページは絶対必要なものではないが、経営の役に立たせる可能性を秘めています。

「IT（ホームページ）は良くわからん」という前に、実店舗で新事業に取り組むのと同様に、しっかりとした議論を行って欲しいものです。