こちらは中小企業、取引相手は世界に冠たる大企業ということで、こちらの都合を通せるわけでもなく、先方のシステム・帳票類にうまく合わせながらのシステム構築でした。

多品種少量の発注伝票がダンボールで送られてるという状態だったので、このシステム構築前は見積もり回答を作成するだけでも残業、売上も検収できず、在庫管理もできないという状況でした。

そこで、AccessとExcelを活用した受注管理・在庫管理を構築し、データ登録は市販のバーコードリーダを活用という構成で解決しています。

商品単価が低いため、それに合わせてシステム構築も出来るだけ簡素化し、かつ、構築費用もリーズナブルです。

IT経営力大賞にも応募しているのですが、どう評価されるのでしょうか？

技術的な問題や社会情勢の変化（リーマンショックなど）で中断していたが、ここ数か月で取引量が大幅に増加したということで案件が復活した。

（当時の記事は、ScanSnapがやってきたと発注書の電子化とOCRソフト）

前回は「紙で送られてくる納品書をOCRで取り込む」ことが最大の課題だったが、今回は取引形態にも変化があり、

• 見積もり依頼情報は電子媒体（Excel）で情報は送られてくる
• 注文書と検収書は紙で送られてくるが、ここにはバーコードが印字されている

となっている。

今回のミソは、電子的に送られてきたExcelデータをデータベースに取り込む事と、バーコードを読みとった結果をデータベースに反映し、注文と売り上げの管理を行うことである。

発注形態や取引先の要望も刻々と変わっているようなので、EXCEL・ACCESSで早く・安く・最小限の機能でシステム構築。

簡単なシステムになったが、効果は絶大。これまで二人体制で残業までして対応していた処理が、一人体制でも数時間で完了。

残業や取引先からの評価も高く、早速新しい機能を要望されてしまった。

しかし、最近は連絡事項やTodo管理の手間が多くなり、ついに顧客名簿の電子化を進めることに。

まずは、紙媒体のペーパーレス目的で導入していたSCANSNAPを使って名刺の電子化。

その後、これを自作の顧客管理データベースに取り込み、パソコン上で一括管理をさせることにした。

今までサボっていたが、やはり便利だ…

昨晩の0時から取り掛かかり、トラブル続きで「移行失敗か？」とも懸念されたが、無事終了しそう。

うまく移行できるか気にしていたwordpress、MOVABLETYPEが文字化けで移行失敗し、「最悪、消しても良いから、移行してみようか」と何も準備していなかったXOOPSが何のトラブルもなく移行成功。

文字セットの扱いで納得できないところはあるものの、この書き込みが問題なければ大丈夫だろう。

こういうサイクルの仕事の方が体質的にあっているかも。

「優良顧客だけにダイレクトメール(以下、DM）を送りたい。売上実績も顧客住所も分かっているのだが、優良顧客だけの宛名印刷をすることが出来ない」とのことでした。
社内にデータ（売上実績や顧客住所）はあるものの、必要なものだけ（優良顧客の住所）をピックアップすることが出来ないという状態です。

顧客数が少ないのならば手作業でも探せますが、数百人規模になると手作業では時間がかかってしまいます。

決して売上は多くないが、小口の顧客をたくさん抱える業者さんでは同じような悩みがあるのではないでしょうか。

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┃疑問┃優良顧客だけにDMを出すには？
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こちらの会社は以前から顧客向けDMを送っていたものの、レスポンスが余りよくないとのことでした。
よくよく分析したところ、よく購入してくれる顧客はDMへのレスポンスも良いそうです。
そこで、費用対効果の観点から「売上実績が上位20%の顧客を優良顧客とみなし、この顧客だけにDMを送りたい」ということです。

売上実績、顧客名簿共にパソコン上で管理されているそうです。
ここまでは良かったのですが、販売管理ソフトでは顧客名は管理しているものの顧客住所までは管理していません。
また、顧客住所は宛名印刷ソフトで管理しているものの、これは宅配業者さんが提供したソフトウェアで、会計ソフトとは連携できないという状態でした。

欲しい情報（売上データ）は揃っているものの、データ間の繋がりがないというのが現状です。

「会計ソフトで住所も管理させる」ことを考えたそうです。
しかし、会計ソフトの会社に確認したところ、「そのような機能を追加するには数百万円の開発料金が必要」といわれて、どうしたものかと悩んでおりました。

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┃回答┃自作のデータベースでデータを連携させます
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データは存在するものの、そのデータ同士が連携出来ないのが悩みのタネです。

ということで、「連携できないなら、自力で連携してやれ！」ということになりました。
では、どうやって連携させるかというと、ここで活用したのがデータベースです。

データベースとはエクセルのシートと同じようなものです（エクセルをデータベース代わりに使用している会社さんもいらっしゃいます）。
が、エクセルと大きく違う点は、エクセルのシートのようなものをいくつも連携させることが出来るという点です。

今回は、販売管理ソフトが管理している『売上実績』、宛名印刷ソフトが管理している『顧客住所』をデータベースに登録しました。

これによって２つのデータを関連付けることが可能になり、「売上実績が上位20%の顧客を選び出す」という作業と、「その顧客の住所を印刷する」ということが１つのボタン操作で可能になりました。

データベースというと大掛かりな操作のように思えますが、ここで発生した費用はソフトウェア費用と開発費用も含めて数十万単位です。

IT活用においてデータベースという言葉はよく聞きますが、実際に活用されるケースは少ないように思います。
社内に同じようなデータがいくつもあり二度手間になっている、データはあるものの連携できないという悩みがあるならば、データベースの活用を検討してはいかがでしょうか。