ACCESSで受注管理・在庫管理システムを構築

ながながと取り組んでいたAccessによる多品種少量注文に対応した受注管理・在庫管理システムが完成しました。

こちらは中小企業、取引相手は世界に冠たる大企業ということで、こちらの都合を通せるわけでもなく、先方のシステム・帳票類にうまく合わせながらのシステム構築でした。

多品種少量の発注伝票がダンボール数箱分送られてるという状態だったので、このシステム構築前は見積もり回答を作成するだけでも長時間残業が発生していました。また、あまりにも大量な紙媒体(発注伝票)のために、納品までは何とか紙媒体+人海戦術で行うものの、売上の検収ができず、商品の在庫管理もできないという状況でした。

そこで、AccessとExcelを活用した受注管理・在庫管理を構築し、データ登録は市販のバーコードリーダを活用という構成で解決しています。

商品単価が低いため、それに合わせてシステム構築も出来るだけ簡素化し、かつ、構築費用もリーズナブルです。

IT経営力大賞にも応募しているのですが、どう評価されるのでしょうか?

 

(追記)

ACCESS・Excelを活用したシステムですが、全国中小企業取引振興協会の優秀企業賞を受賞し、中小企業IT経営力大賞ではIT経営実践認定企業にも認定されました。

 

バーコードリーダ・データベースで受注処理・売上管理の効率化

約2年前に取り組んでいた『受注業務の効率化』の案件。

技術的な問題や社会情勢の変化(リーマンショックなど)で中断していたが、ここ数か月で取引量が大幅に増加したということで案件が復活した。

(当時の記事は、ScanSnapがやってきた発注書の電子化とOCRソフト

前回は「紙で送られてくる納品書をOCRで取り込む」ことが最大の課題だったが、今回は取引形態にも変化があり、

  • 見積もり依頼情報は電子媒体(Excel)で情報は送られてくる
  • 注文書と検収書は紙で送られてくるが、ここにはバーコードが印字されている

となっている。

今回のミソは、電子的に送られてきたExcelデータをデータベースに取り込む事と、バーコードを読みとった結果をデータベースに反映し、注文と売り上げの管理を行うことである。

発注形態や取引先の要望も刻々と変わっているようなので、EXCEL・ACCESSで早く・安く・最小限の機能でシステム構築。

簡単なシステムになったが、効果は絶大。これまで二人体制で残業までして対応していた処理が、一人体制でも数時間で完了。

残業や取引先からの評価も高く、早速新しい機能を要望されてしまった。